Heutzutage gibt es fast keine Themenfelder mehr, die nicht durch die Digitalisierung betroffen oder beeinfluss sind. Lesen Sie in einer weiteren Erfolgsgeschichte, wie auch Hamburgs größte Kampfsportschule, der Atrium Sports e.V. sich diese zu Nutzen macht. Der errungene Mehrwert spiegelt sich sofort in der Zufriedenheit der Mitglieder wieder und die Beschäftigten werden bei der täglichen Arbeit unterstützt.
Der Atrium Sports e.V. ist an uns herangetreten, um die umfangreich gewordene Verwaltung zu digitalisieren. Ziel ist dabei gewesen, den Mitgliedern einen deutlichen Mehrwert zu schaffen und den Angestellten eine Entlastung der täglichen Arbeit zu ermöglichen. Dabei spielten folgende Themenfelder eine essentielle Rolle.
Nachdem wir in unserem ersten Beratungsgespräch einen Einblick über das Vorhaben erlangen konnten, fingen wir sofort an, ein Konzept zu erstellen und Informationen einzuholen.
Mit den gewonnenen Informationen ist es uns möglich, genau zu ermitteln, welcher Bedarf nachher entsteht.
Unser Team kommt zusammen um das Projekt in Einzelabschnitte zu unterteilen, die aufeinander aufbauen. Somit ist es uns möglich selbst den aktuellen Stand zu überblicken und dem Kunden einen übersichtlichen Sachstand mitzuteilen. Außerdem ist ein schnelles Reagieren auf eventuell auftretende Verzögerungen schneller möglich.
Wir haben nach Absprache mit unserem Kunden eine umfassende Analyse der möglichen Tools vorgenommen, bei dem eines final ausgesucht wurde. Das System umfasst die digitale Erfassung der Mitgliederdaten, bietet den chipbasierten Zutritt und die digitale Verarbeitung der Verträge. Weiterer Vorteil bei dieser Lösung ist, dass es sich um eine cloudgestützte Software handelt, die Daten innerhalb Deutschlands und nach DSGVO gespeichert sind. Somit entfällt der kostenintensive Einsatz eines Servers und die Bearbeitung kann zu jeder Zeit und ortunabhängig geschehen.
Physisch standen uns alle benötigten Leitungen zur Verfügung. Um sicher zu gehen, dass diese auch ordnungsgemäß einsetzbar sind, wurden sie durchgemessen. Anhand der Anzahl der benötigten Ports, wurde ein managebarer Switch beschafft und mit entsprechenden VLAN konfektioniert. Unter Verwendung verschieden farbiger Netzwerkkabel wird anhand der Farbe sofort der Einsatzzweck signalisiert. Im selben Schritt sorgt nun eine neu angeschaffte und konfigurierte Firewall für den Schutz und die Segmentierung des Netzwerkes. Ebenfalls wird hierüber die Möglichkeit der VPN Verbindung geschaffen. Es handelt sich um eine robuste, schnelle und sichere SSL Lösung. Den Mitgliedern und Beschäftigen wird im gesamten Gebäude WLAN zur Verfügung gestellt. Somit ist es den Mitgliedern möglich, während des Training ihre Lieblings-Serie zu streamen oder Musik zu hören. Des Weiteren ist der flexible Einsatz von Tablets für die Vertragsunterzeichnung im kompletten Gebäude gegeben. Um die Sicherheit zu erhöhen, sind die Netze voneinander getrennt und auch die Gäste sehen sich nicht untereinander. Traffic Shaper oder Bandbreitenbegrenzer sind im Einsatz für das Gastnetzwerk.
Komplett digital ist heutzutage möglich, jedoch gibt es dann doch das ein oder andere was ausgedruckt werden muss. Um dies zu ermöglichen wurde durch unseren Dienstleister ein Drucksystem in Wartung angeboten. Der Vorteil an dieser Lösung besteht darin, dass nun mit rechenbaren geringen monatlichen Kosten die komplette Druckerwartung inkl. benötigtem Verbrauchsmaterial abgegolten ist. Außerdem bietet das bereitgestellte System die Möglichkeit Dokumente zu scannen und dadurch zu digitalisieren. Zielangaben beim Scannen sorgen für die richtige Zuführung getätigter Scans zum richtigen Benutzer*In.
Nicht jeder der Angestellten benötigt die Möglichkeit mobil mit seinem Gerät arbeiten zu können. Um dennoch die Flexibilität beim Arbeiten zu gewährleisten, wurden Notebooks angeschafft und konfiguriert. Das System ist verschlüsselt und mit den Userkonten werden die entsprechenden Zugriffe definiert. Für den gegebenenfalls eintretenden Fall des mobilen Arbeitens, wurden alle Geräte mit der Möglichkeit der VPN Verbindung ausgestattet. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wird über Clouddienste bereitgestellt.
Wir freuen uns mit Abschluss des Projektes dem Atrium in Ihrem Vorhaben unterstützt zu haben. Durch den Vorstand wurden an uns Mitarbeiterfeedbacks herangetragen, die durchweg positiv sind. Nicht nur die Geschwindigkeiten und Sicherheit haben sich immens erhöht, sondern auch die Arbeitsweise der Kollegen*Innen wird stark vereinfacht. Durch die Etablierung des für Mitglieder nutzbaren WLAN ist der Service und die Zufriedenheit noch weiter gestiegen.
